1. 電子簽章幫助物企告別線下簽章難點,實現高效、合規、安全的線上簽章

      某物業招商負責人李總最近飽受疫情苦惱,由于疫情突然爆發,所住區域被緊急管控,解除管控前一律不許外出。這讓原本定于今日現場面簽的租賃合同無法進行,而疫情導致的時間等不確定性因素更是讓客戶終止了合作,重新選擇了之前有過意向的另一家項目。李總前期所做的努力也因此付諸東流,為促成這單交易,李總花費了大量的時間和精力,在雙方簽約的關鍵時刻,卻因自己身處管控區無法面簽而造成丟單,難免讓人覺得可惜。

       

      在物企傳統簽章場景中,還存在著許多不便之處。如,在租賃合同簽約過程中,業務人員需依據流程經歷合同審批、簽字蓋章、打印郵寄以及等待客戶完成簽章等過程,整個合同簽約過程審批流程多、簽章周期長,不僅容易錯失合作客戶,且成本較高。

       

      在簽署勞動合同場景中,HR需將勞動合同逐一打印、統一蓋章,并將紙質勞動合同郵寄給各項目員工進行簽署,再由項目郵寄回總部保存歸檔,簽章數量多、簽署周期長、打印郵寄成本高,且不便于合同的歸檔、查。

       

      還有物業各類繳費收據單、催繳通知單以及對內的重要管理資料等,都是需求急、份數多,需耗費大量時間起草、填單蓋章的文件,一旦蓋章不及時將影響文件下發效率,嚴重的可能存在替簽、冒簽等風險。

       

      可見,物企傳統簽章模式存在以下痛點亟需解決:

       

      簽章流程多,工作效率低:物企傳統簽章模式中,具有多對象審批、跨部門蓋章等特點,流程多、審核時間長,業務辦理效率。

       

      簽章數量大,成本代價高:物企大量的簽章需求,不僅消耗人力,且會消耗辦公費、快遞費等大量經濟成本,影響公司收益。

       

      簽章需求急,代簽、冒簽風險高:存在大量需盡快簽章的場景,很可能出現偽造簽章者真實身份的情況,存在代簽、冒簽風險,不利于企業的正常運轉。

       

      生成、歸檔不便捷,文件管理難:紙質合同需要耗費大量時間起草,合同簽署后,需由專人歸檔、維護,不僅占用大量的存儲空間,且不便于隨時查找和查閱。

       

      對此,我們建議引入電子簽章技術來解決傳統線下簽章難題,電子簽章是依托數字技術和互聯網技術實現的線上簽章數字化解決方案,通過線上實名認證、線上發起文件、線上確認意愿、線上簽章文件再到線上歸檔文件,實現簽章全程的線上化、電子化,能夠有效簡化傳統業務的流程手續,助力物企高效簽章。

       

      通常情況下,物企簽章有雙方簽章、單方簽署兩種模式,其電子簽章流程分別如下:

       

      1、雙方簽署模式

       

      雙方簽署模式適用于物企涉及到的需要雙方簽章的業務場景,包括租賃合同簽約、勞動合同簽約等。在雙方簽署模式中,物業平臺提供合同制定、實名認證、意愿識別等功能,法大大平臺提供實名認證結果、回傳簽署結果及合同電子歸檔的作用,客戶平臺則負責客戶簽署和意愿認證,三方平臺互通,確保合同簽訂的合規、有效。具體簽章流程如下:

       

      雙方簽署模式

      雙方簽署流程圖

       

      2、單方簽署模式

       

      單方簽署模式適用于物企單方面簽章的業務場景,包括費用的繳費通知、催繳通知、收款收據等。在單方簽署模式中,物業平臺負責制定文件模板并進行意愿識別,法大大平臺提供實名認證結果、回傳簽署結果等功能,雙方平臺互聯,助力文件簽約更高效。具體簽章流程如下:

      單方簽署模式

      單方簽署流程圖

       

      物企使用電子簽章具備以下特點與優勢:

       

      01多種認證體系,為確保電子簽章合規打好基礎

       

      • 個人認證服務包括人臉識別、實名手機號三要素、個人銀行卡四要素等三種方式,為個人認證提供多樣化選擇。

       

      • 企業認證服務包括企業法人身份認證、法人授權人+對公打款認證、紙質材料人工審核認證等三種方式,為確保電子簽章合規提供前置基礎。 

       

      實名認證流程圖

      實名認證流程圖

       

      02多元化簽章意愿驗證方式,確保簽章意愿真實性

       

      針對個人簽章,支持個人在線手寫簽章電子合同/單據,實現真實、快速的簽章;針對企業簽章,支持上傳企業印模樣式,將企業印章與文件進行固化,代表企業在線簽章合同文件;此外還支持Ukey簽章模式。同時,意愿驗證方式還可選擇短信驗證碼、語音驗證碼、人臉識別等,能夠有效確保簽章意愿的真實性。

       

      03完善的印章管理功能,實現企業合規化印章管控

       

      物企負責人可對印鑒持有人,按時間、次數進行授權管理,針對不同類型的印鑒可單獨進行授權,包含公司印鑒、人力印鑒、財務印鑒等,并能通過物業管理平臺查看授權人的印鑒使用情況,包含使用時間、使用次數、簽章文件等相關內容。

       

      04用章方式多樣化,滿足不同業務用章需求 

       

      支持多種用印方式,包括手動拖拽定位、模板預設定位、坐標傳參定位、奇(偶)數頁蓋章、任意頁蓋章、企業騎縫章等,滿足企業多種業務用章需求。

       

      多種用章方式

      多種用章方式圖

       

      物企常見簽章場景中電子簽章技術的應用如下:

       

      01租賃合同簽章全程電子化,有效提高簽章效率

       

      極致物業管理平臺通過與法大大電子簽章平臺的無縫對接,形成客戶在線預約看房—商機分配—商機跟進—現場看房—租房預定—合同在線簽署—電子歸檔的全業務流程線上化閉環,幫助物企實現合同簽約由生成、審核、用印、流轉、簽章到歸檔的全程電子化,大大縮短簽章周期,最多一周就可以完成整個合同的簽章流程,在提升物企內部用印審批、管理協作效率的同時又能有效提升商戶滿意度。

       

      租賃合同電子簽章流程

      租賃合同電子簽章流程圖

       

      02 勞動合同簽章電子化,讓簽署更高效,管理更便捷

       

      以往HR需逐一打印、蓋章、郵寄紙質勞動合同,應用電子簽章,HR可在線發起合同簽署,員工通過線上實名認證,僅需1分鐘即可實現高效簽署勞動合同。簽署完成后,HR可隨手對合同進行分類歸檔,相對于紙質合同手工分類歸檔而言,電子合同線上儲存及管理的便捷性,幫助HR優化了合同管理的繁瑣流程,大大加快了勞動合同簽署處理效率,節省了時間成本。

       

      勞動合同電子簽章流程

      勞動合同電子簽章流程圖

       

      03 支持費用文件在線批量發起、批量簽章,有效實現降本增效

       

      物業管理人員可將費用相關文件在線生成-發起簽章-智能審批-批量蓋章-自動下發通知業戶,實現全程無紙化、智能化簽章。如,在費用催繳通知單批量簽章過程中,先由物業系統生成費用催繳通知單,相關負責人進行實名認證,認證成功后進行批量簽章并確認,確認后的文件可通過多種方式(包括公眾號、APP、郵件、紙質打印等)批量發布。電子簽章的應用可大幅提升簽章效率,還可有效監管公司印鑒使用情況,確保通知單合法有效,防止私用印鑒、單據遺失等,減少物料成本及人工成本。

       

      費用文件電子簽章流程

      費用文件電子簽章流程圖

       

      電子簽章能夠給物企帶來哪些價值?

       

      1提升合同簽章效率

       

      電子簽章的應用能夠助力物企實現合同簽章的全程電子化,提升物業內部用印審批效率,大幅縮短傳統簽章周期,使用電子簽章后不僅能隨時隨地進行審批、蓋章,更能一鍵批量發起、批量簽章,雙方確認生效只需幾分鐘,有效提升簽章效率。

       

      2降低合同簽章風險

       

      電子簽章能夠實現合同簽章全程在線化管理,有效防范紙質合同簽章管理過程中的冒名簽章、偽造等行為,杜絕紙質合同簽章過程中篡改、遺失、損毀等隱患,解決合同糾紛事后追責難鑒定的問題,實現人員、合同、印章等多維管控,有效規避合同印章濫用等風險。

       

      3減少文件管理成本

       

      通過電子簽章在線創建合同模板、在線辦理合同等相關業務,可以有效節約合同起草時間、簡化業務辦理的流程手續,合同簽署完成后還可在線歸檔,方便、快捷地查找、查閱及下載合同,能夠大大節省人力管理合同的成本及文件的打印、郵寄等辦公成本。 

       

      電子簽章能夠覆蓋物業管理中的招商/租賃合同、勞動協議、收據單、通知公告/公文等簽章場景,實現物企內部辦公及外部業務的全程電子化簽章,簡化業務流程手續,節省合同打印、郵寄等各項成本,規避簽章風險,助力物企降本增效。

      創建時間:2022-04-18 15:53
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